Optimizacija in centralizacija tiskanja v banki Raiffeisen

Z rešitvijo YSoft SafeQ in Xeroxovimi večfunkcijskimi napravami do 40-odstotnega zmanjšanja stroškov in učinkovitejšega upravljanja tiskalniške infrastrukture.

Leta 2009 se je Banka Raiffeisen zaradi visokih stroškov odločila optimizirati svoje storitve tiskanja.

Banka Raiffeisen d. d. je bila ustanovljena leta 1992 pod imenom Krekova banka, leta 2002 pa jo je prevzel Raiffeisen International, upravitelj podružnic v 15 državah Srednje in Vzhodne Evrope ter v večinski lasti Raiffeisen Zentralbank Österreich. Po petih letih delovanja Banke Raiffeisen Slovenija je bilo njeno ime spremenjeno v okviru obsežne trženjske kampanje, ki je nakazala spremembo podobe, hkrati pa utrdila stabilnost in varnost tradicionalnih Raiffeisnovih vrednot.

Banka Raiffeisen se med bankami na lokalnem trgu uvršča na deseto mesto, njena vrednost ob koncu leta 2007 pa je znašala 1,3 milijarde evrov. Banka je usmerjena v poslovanje s prebivalstvom ter malimi in srednje velikimi podjetji, zanje pa skrbi s 14 poslovalnicami. Raiffeisen Zentralbank Österreich ima 55.400 zaposlenih v okoli 2850 enotah, ki skupaj skrbijo za prek 11,7 milijona komitentov.

Visoki stroški razlog za optimizacijo

Leta 2009 se je Banka Raiffeisen Slovenija zaradi visokih stroškov odločila optimizirati svoje storitve tiskanja. Glavna cilja optimizacije sta bila zmanjšanje stroškov in števila nepotrebnih izpisov s strogim nadzorom tiskanja, kopiranja in skeniranja. Rešitev je poleg optimizacije količine izpisov in stroškov morala zagotoviti varnost občutljivih dokumentov in večje udobje pri delu zaposlenih. Zaradi jasne hierarhične ureditve banke, ki se odraža tudi na infrastrukturi, je bila podana zahteva po centraliziranem tiskalniškem okolju. Raiffeisnovo informacijsko okolje temelji na virtualiziranem strežniku Windows Server ter imeniku Active Directory, kjer so shranjeni vsi podatki o njihovih komitentih v Sloveniji.

»Pred optimizacijo smo uporabljali različne tipe lokalno nameščenih tiskalnikov in kopirnih strojev,« je povedal Ivan Senekovič, IKT administrator v Banki Raiffeisen Slovenija. »Kakršnokoli spremljanje količin izpisov ali stroškov tiskanja je bilo nemogoče. V takšnih okoliščinah nikakor nismo mogli vzpostaviti učinkovite politike tiskanja.«

Težavo je predstavljala tudi varnost, saj upravljajo z obsežno količino občutljivih dokumentov, pri čemer si ne morejo privoščiti izgube med tiskanjem ali kopiranjem na hodnikih. Potrebovali so rešitev, ki bi njihovim zaposlenim prinesla večje udobje dela, hkrati pa omogočala enostavno upravljanje in vzdrževanje tiskalniškega omrežja v banki.

Sinergija Xeroxa in YSofta

Raiffeisen je na razpisu izbral rešitev, ki združuje Xeroxove tiskalnike in večfunkcijske naprave ter programsko rešitev YSoft SafeQ. YSoft SafeQ Professional Edition je zagotovil ne samo natančno obračunavanje vseh izpisov, pač pa tudi upravljanje celotnega tiskalniškega okolja na enem mestu.

Na podlagi povpraševanja strank so kopirne stroje opremili s terminali Ultra Light, saj je banka želela, da bi uporabniki lahko tiskali brez dodatnih funkcionalnosti. Da bi zagotovili nadzor nad skeniranjem, so rešitvi dodali modul za upravljanje skeniranja. Na zahtevo banke je YSoft pripravil posebna poročila za spremljanje tiskalniških operacij na ravni vodstva banke.

V nekaj mesecih do občutnih rezultatov

Banka je začela zaznavati koristi rešitve nekaj mesecev po njeni namestitvi. »Najprej so zaposleni pohvalili udobje in preprostost uporabe, še posebej pa učinkovitost funkcije sledenja tiskalniškim opravilom,« je dejal Senekovič. »Vsak od zaposlenih lahko enostavno pošlje dokument v tiskanje in ga prevzame na katerikoli večfunkcijski napravi v banki. Opravilo, ki ga je naročil, mu enostavno sledi kamorkoli v banki.«

YSoft SafeQ je poenostavil tudi delo IT-oddelka. Centralizirana struktura in enostaven spletni vmesnik namreč olajšata upravljanje in vzdrževanje celotnega tiskalniškega omrežja.

Identifikacija uporabnikov je bila integrirana z aktivnim imenikom (LDAP) in z obstoječimi identifikacijskimi karticami zaposlenih. S tem so se izognili spremembam in nameščanju novega identifikacijskega sistema RFID.

»Ključna prednost izbrane rešitve je prihranek stroškov na podlagi optimizacije tiskalniškega okolja, ki smo jo izvedli na podlagi podatkov, pridobljenih s pomočjo aplikacije YSoft SafeQ. Pridobili smo natančno oceno možnosti zamenjave dragih lokalnih tiskalnikov z omrežnimi večfunkcijskimi napravami. Z ustreznim nadzorom smo si ustvarili jasno sliko o količinah izpisov in njihovi strukturi. Vedeli smo, da so količine izpisov v banki velike, vendar nismo mogli ovrednotiti, koliko nas stanejo,« je pojasnil Senekovič.

Natančen nadzor je pokazal točne količine izpisov ter njihovo strukturo po stroškovnih mestih in celo posameznih uporabnikih. Prednosti nadzora so zaznali relativno zgodaj, saj je močno vplival na vedenje zaposlenih. Učinek tega je bil takojšnje zmanjšanje količine izpisov in znižanje stroškov za 30 do 40 odstotkov. V skladu s tem so predvideli, da se jim bo naložba v rešitev povrnila v letu in pol.

Širitev na ostale podružnice

V nadaljevanju projekta namerava Raiffeisen uvesti lokalni nadzor tiskanja za podružnice po vsej Sloveniji, kar jim omogoča razširitvena zmogljivost programske opreme YSoft. S tem nameravajo vzpostaviti jasen pregled vseh aktivnosti tiskanja, nastalih stroškov in uveljaviti obračunavanje tiskanja po stroškovnih mestih.

»Danes se veliko govori o zmanjšanju stroškov. Z rešitvijo YSoft SafeQ tiskamo ceneje, prihranjen denar pa lahko investiramo v izboljšanje storitev za stranke,« je zaključil Senekovič.